Oui. Si vous offrez un compte de dépenses santé (HSA) qui peut rembourser des frais dentaires, vos employé(e)s ne sont plus admissibles au Régime canadien de soins dentaires (RCSD), et vous devez l'indiquer sur leur T4. C'est l'objection la plus difficile de la catégorie des avantages sociaux pour petites entreprises, et la plupart des pages de fournisseurs y répondent de façon vague. Pas le gouvernement.
Voici la phrase qui tranche la question, tirée de la page d'admissibilité au RCSD sur canada.ca : « Pour être admissible au RCSD, vous ne devez pas avoir accès à une assurance ou à une couverture dentaire privée, y compris un compte de dépense de santé qui couvre les frais dentaires. » Cette clause a été rédigée précisément pour cette situation. Ce n'est pas une zone grise, ce n'est pas une interprétation, et cela ne dépend pas du fait que l'employé(e) ait déjà soumis ou non une réclamation dentaire.
Ce guide couvre les exigences d'admissibilité au RCSD, la signification des cinq codes de la case 45 du T4, la façon dont un compte de dépenses santé s'y rattache, et les trois options honnêtes qui s'offrent à vous si une partie de votre équipe serait autrement admissible au RCSD. Rien de tout cela ne constitue un conseil fiscal ou juridique. La conception du régime et les décisions de déclaration de paie devraient être validées par votre comptable avant que vous vous engagiez.
Les trois exigences d'admissibilité au RCSD
La page d'admissibilité au RCSD énonce les exigences clairement. Elles doivent toutes être respectées.
Aucun accès à une assurance ou à une couverture dentaire privée. Les sources exclues que canada.ca énumère sont votre emploi ou votre régime de pension, l'emploi ou le régime de pension d'un membre de votre famille, une organisation professionnelle ou étudiante, ainsi qu'une assurance ou une couverture achetée par vous ou un membre de votre famille pour des frais dentaires, y compris les protections complémentaires, les assurances supplémentaires ou les surassurances achetées. La seule exception concerne un(e) retraité(e) qui a renoncé à sa couverture dentaire de pension avant le 11 décembre 2023 et qui ne peut pas s'y réinscrire.
Déclarations de revenus produites. Le demandeur ou la demandeuse et son conjoint ou sa conjointe de fait doivent avoir produit leurs déclarations de revenus canadiennes pour l'année précédente, ce qui permet d'établir le revenu familial net rajusté.
Revenu familial net rajusté inférieur à 90 000 $. La résidence canadienne aux fins de l'impôt est également exigée.
Ce chiffre ne fait pas que déterminer l'admissibilité, il fixe aussi la quote-part, soit la portion du tarif établi par le RCSD que le membre paie de sa poche.
| Revenu familial net rajusté | Couverture du RCSD | Quote-part du membre | | --- | --- | --- | | Moins de 70 000 $ | 100 % des tarifs établis par le RCSD | Aucune | | 70 000 $ à 79 999 $ | 60 % des tarifs établis par le RCSD | 40 % | | 80 000 $ à 89 999 $ | 40 % des tarifs établis par le RCSD | 60 % |
Deux nuances comptent lorsque vous comparez le RCSD à un HSA. Le RCSD paie selon son propre tarif établi, qui ne correspond pas toujours à ce que facture un dentiste, si bien qu'un membre peut devoir payer la différence en plus de sa quote-part. Par ailleurs, une couverture offerte par un programme social provincial, territorial ou fédéral ne rend personne inadmissible : ces régimes se coordonnent avec le RCSD. C'est la couverture privée qui met fin à l'admissibilité.
Accès veut dire accès, pas utilisation
L'erreur d'interprétation la plus coûteuse consiste à croire qu'un avantage inutilisé équivaut à un avantage inexistant. Canada.ca ferme cette porte directement : vous n'êtes pas admissible au RCSD si vous avez une assurance ou une couverture dentaire de quelque nature que ce soit, même si vous ne l'avez jamais utilisée et même si vous avez choisi de ne pas y adhérer. Dans ces cas, précise la page, « nous considérons que vous avez accès à une assurance ou à une couverture dentaire ».
La même logique s'applique du côté de l'application de la règle. Les membres attestent chaque année qu'ils n'ont pas accès à une couverture dentaire privée, et Service Canada vérifie ces attestations en fonction des relevés fiscaux, soit les feuillets T4 et T4A que produisent les employeurs. Si le feuillet d'un membre indique un accès, on peut lui demander de prouver qu'il n'y a plus accès, et un membre jugé inadmissible peut être retiré du régime et tenu de rembourser au gouvernement du Canada les services déjà payés.
Ce n'est donc pas une règle qu'un employeur et un(e) employé(e) peuvent discrètement s'entendre à ignorer. Le T4 produit par l'employeur constitue la piste de vérification.
La case 45 du T4, code par code
La case 45 s'intitule « Prestations dentaires offertes par l'employeur ». Selon les directives de l'ARC destinées aux employeurs, pour l'année civile 2023 et les suivantes, il est obligatoire d'indiquer si l'employé(e) ou un membre de sa famille était admissible, au 31 décembre de cette année, à avoir accès à une assurance de soins dentaires ou à une couverture de services dentaires de toute nature que vous avez offerte.
Deux mots, dans cette phrase, font tout le travail : admissible (pas inscrit, pas remboursé) et offerte (par vous).
| Code | Ce que cela signifie | Déclencheur typique | | --- | --- | --- | | 1 | Ne peut accéder à aucune assurance de soins dentaires ni à la couverture de services dentaires de toute nature | Aucun régime dentaire, et aucun HSA ou portefeuille pouvant rembourser le dentaire | | 2 | Bénéficiaire seulement | Couverture dentaire ou HSA pouvant rembourser le dentaire, limité à l'employé(e) | | 3 | Bénéficiaire, conjoint et enfants à charge | Le résultat habituel pour un HSA qui suit les règles de l'ARC sur les personnes à charge | | 4 | Bénéficiaire et son conjoint | La couverture s'étend au conjoint, mais pas aux enfants | | 5 | Bénéficiaire et ses enfants à charge | La couverture s'étend aux enfants, mais pas au conjoint |
L'ARC est sans équivoque sur ce qui entre dans la case 45 : « Cela comprend les prestations dentaires cofinancées, les comptes de dépenses de santé et les prestations dentaires facultatives. » Un compte de dépenses santé (HSA) est nommé dans les directives, au même titre qu'un régime dentaire conventionnel.
Quatre détails opérationnels tirés de la même page de l'ARC valent la peine d'être connus avant votre première production de janvier :
- Refuser la couverture ne change rien. L'employeur déclare si une couverture dentaire a été offerte, et non si l'employé(e) l'a utilisée, s'en est retiré(e) ou l'a refusée.
- Le 31 décembre est la date de référence. Un(e) employé(e) qui n'était plus admissible à votre couverture dentaire le 31 décembre, que ce soit parce qu'il ou elle avait quitté l'entreprise ou pour toute autre raison, est déclaré(e) avec le code 1.
- L'allègement de 2023-2024 est terminé. La politique administrative de Santé Canada rendait la case 45 optionnelle pour les années civiles 2023 et 2024 seulement, et uniquement lorsque le code 1 s'appliquait. À partir de 2025, le code 1 doit être rempli comme n'importe quel autre code.
- Votre bureau de paie n'y échappe pas. Les tiers qui produisent des feuillets T4 pour le compte de clients sont tenus de remplir la case 45 et d'obtenir l'information nécessaire de leurs clients pour le faire avec exactitude.
Si votre HSA couvre le conjoint et les personnes à charge de l'employé(e), soit la conception standard, et celle que soutiennent les règles de l'ARC sur les personnes à charge, le code 3 est la réponse. Notre guide sur la couverture des personnes à charge précise qui est reconnu comme personne à charge dans le cadre d'un HSA canadien.
Un parcours décisionnel de cinq minutes
Suivez ces étapes dans l'ordre. Arrêtez-vous à la première qui répond à votre situation.
- Un portefeuille que vous financez peut-il rembourser un reçu dentaire? Si non, vous déclarez le code 1 et rien de ce qui suit ne s'applique. Si oui, continuez.
- Était-ce vrai le 31 décembre de l'année d'imposition? La case 45 évalue l'admissibilité à cette date précise, pas au jour où vous avez mis en place le régime. Si le portefeuille est entré en vigueur le 3 janvier de l'année suivante, le feuillet de cette année-là porte le code 1.
- Qui peut y faire une réclamation? Employé(e) seulement, c'est le code 2. Employé(e), conjoint et enfants à charge, c'est le code 3. Employé(e) et conjoint, c'est le code 4. Employé(e) et enfants, c'est le code 5.
- Quelqu'un dans votre équipe a-t-il un revenu familial net rajusté inférieur à 90 000 $? Si personne, personne n'était admissible au RCSD au départ, et le compromis est purement théorique. Si oui, continuez.
- Comparez ce que le RCSD aurait réellement payé pour ce ménage avec ce que couvre votre allocation. Le calcul se trouve plus bas, et il ne va pas toujours dans le sens qu'on suppose.
Rien dans ce parcours ne demande si un(e) employé(e) a déjà réclamé des soins dentaires. Cette question n'existe tout simplement pas dans la règle.
Les trois options, avec leurs compromis nommés
Option 1 : offrir un HSA qui couvre le dentaire et accepter la perte du RCSD
L'option par défaut. Vos employé(e)s obtiennent un remboursement libre d'impôt sur l'ensemble de la liste du crédit d'impôt pour frais médicaux (CIFM) : médicaments d'ordonnance, soins dentaires, soins de la vue, services paramédicaux, santé mentale, appareils, et vous déclarez un code de 2 à 5 sur le T4. Les employé(e)s sous le seuil de revenu renoncent à un avantage qu'ils utilisaient peut-être.
C'est la bonne réponse plus souvent que l'objection ne le laisse croire, pour une raison qu'on oublie souvent : le RCSD couvre uniquement le dentaire, contrairement au HSA. Un(e) employé(e) qui met en balance la perte du RCSD et un HSA ne compare pas des choses comparables. Il ou elle compare une couverture dentaire plafonnée aux tarifs établis du RCSD à une enveloppe qui paie aussi un physiothérapeute, un psychologue, des orthèses et les lunettes de son enfant. La liste complète des dépenses admissibles est longue.
L'inconvénient honnête : pour un(e) employé(e) à faible revenu avec une famille et des besoins dentaires importants, le RCSD peut valoir plus qu'une allocation HSA modeste. Si cela décrit une partie de votre équipe, ajustez l'allocation en conséquence plutôt que de prétendre que ce compromis n'existe pas.
Option 2 : configurer le HSA pour exclure le dentaire
Si le dentaire ne peut pas être remboursé, le compte n'est pas « un compte de dépense de santé qui couvre les frais dentaires », et la clause d'exclusion de canada.ca est rédigée précisément autour de cette capacité. En principe, cela préserve l'admissibilité au RCSD tout en offrant aux employé(e)s une couverture libre d'impôt pour tout le reste.
Trois mises en garde, et elles sont bien réelles. Premièrement, cela ne fonctionne que si l'exclusion est authentique et documentée dans les modalités du régime. Un régime qui rembourse un reçu dentaire ne serait-ce qu'une fois a un problème d'accès, pas un problème de paperasse. Deuxièmement, vous retirez du compte la catégorie la plus réclamée, ce qui fait chuter fortement la valeur perçue par les employé(e)s. Troisièmement, vous devriez confirmer la position de déclaration avec votre comptable avant de produire les feuillets : vous affirmez le code 1 tout en exploitant un régime de santé, et votre document de régime constitue la preuve à l'appui.
Les portefeuilles de NuvioLife sont configurés catégorie par catégorie, par régime, avec une vérification de l'admissibilité au moment de la soumission plutôt que dans un livret que personne ne lit. La question de savoir si une configuration excluant le dentaire est offerte et appropriée pour votre régime doit être posée directement à votre fournisseur, par écrit, avant de vous engager, que ce soit le nôtre ou tout autre.
Option 3 : financer plutôt un compte de dépenses de style de vie ou personnelles imposable
Un compte de dépenses de style de vie (LSA) est un avantage imposable, et non un régime privé de services de santé. Il finance les abonnements de gym, l'éducation, les voyages et les soins familiaux, soit des catégories explicitement exclues de la liste du CIFM. Ce n'est pas une assurance dentaire, et il n'est pas conçu pour rembourser des soins dentaires.
Le compromis se situe dans le traitement fiscal. Chaque dollar est ajouté au revenu de l'employé(e) et déclaré sur le T4, si bien qu'un dollar de LSA vaut moins, entre les mains de l'employé(e), qu'un dollar de HSA. Et méfiez-vous des hybrides improvisés : si vous configurez un portefeuille imposable de manière à permettre la soumission d'un reçu dentaire, vous avez sans doute créé un accès à une couverture de services dentaires, peu importe le nom donné au portefeuille. C'est la liste des catégories qui compte, pas l'étiquette qu'on lui donne.
Un exemple chiffré : une entreprise de dix personnes
Une agence torontoise de dix employé(e)s hésite entre ne rien faire et financer un HSA de 1 200 $ par employé(e), soit une exposition annuelle maximale de 12 000 $. Sept des dix ménages ont un revenu familial net rajusté supérieur à 90 000 $ et n'ont jamais été admissibles au RCSD. Trois sont sous ce seuil. Ce sont ces trois ménages qui déterminent toute la décision.
Priya, revenu familial net rajusté de 62 000 $, deux enfants. Sous le RCSD, son ménage ne paie aucune quote-part, si bien que les examens, les nettoyages, les radiographies et un plombage pour quatre personnes, disons 2 400 $ aux tarifs établis du RCSD, ne lui coûtent rien. Échanger cela contre 1 200 $ de crédits HSA la désavantage sur le plan dentaire d'environ 1 200 $, même après que le HSA ait couvert sa physiothérapie.
Marc, revenu familial net rajusté de 71 000 $, sans enfant. Le RCSD couvre 60 % du tarif établi. Pour 900 $ de soins dentaires, il paie environ 540 $, et Marc, 360 $. Un HSA de 1 200 $ couvre les 900 $ en entier, libres d'impôt, et laisse 300 $ pour ses lunettes d'ordonnance. Il en sort largement gagnant.
Sofia, revenu familial net rajusté de 84 000 $, célibataire. Le RCSD couvre 40 %, donc pour 600 $ de soins dentaires, il paie 240 $. Le HSA couvre la totalité et finance en plus 600 $ de counseling. Clairement gagnante.
Deux des trois employé(e)s à faible revenu y gagnent, sept ne sont pas touché(e)s, et un ménage se retrouve nettement désavantagé. C'est à cela que ressemble cette décision dans la plupart des petites entreprises canadiennes : la personne perdante est l'employé(e) à faible revenu avec enfants et besoins dentaires réels. L'employeur qui veut être équitable n'annule pas le régime. Il augmente l'allocation pour la couverture familiale, ou il a une conversation directe avec la personne concernée avant le début de l'année de régime, pas après la réception du T4.
Faites cet exercice avec vos propres chiffres avant de signer quoi que ce soit. Vous connaissez la situation des ménages de votre équipe mieux que n'importe quel fournisseur.
Ce qu'il faut dire à vos employé(e)s
Dites-le avant l'entrée en vigueur du régime, pas en février quand un renouvellement du RCSD est refusé.
Dites-leur que le HSA couvre le dentaire, que cela signifie que le gouvernement les considère comme ayant accès à une couverture dentaire, et que la case 45 de leur T4 affichera par conséquent un code autre que 1. Dites-leur que la règle repose sur l'accès et non sur l'utilisation, si bien que refuser de réclamer ne préservera pas l'admissibilité. Demandez à toute personne actuellement inscrite au RCSD de comparer le revenu familial net rajusté de son ménage et ses dépenses dentaires prévues avec l'allocation que vous offrez, et de vous en parler si le calcul ne fonctionne pas pour elle. Si son conjoint a une couverture dentaire par son propre employeur, le RCSD n'était déjà pas accessible, et rien ne change.
La seule chose à ne pas dire, c'est que tout ira probablement bien. Les employé(e)s qui découvrent la règle de déclaration par une lettre de Service Canada en tirent des conclusions sur ce que vous avez pu leur cacher d'autre.
Foire aux questions
Offrir un compte de dépenses santé rend-il vraiment mes employé(e)s inadmissibles au RCSD?
Oui, si le compte peut rembourser des frais dentaires. La page d'admissibilité de canada.ca précise que pour être admissible, vous « ne devez pas avoir accès à une assurance ou à une couverture dentaire privée, y compris un compte de dépense de santé qui couvre les frais dentaires ». L'inadmissibilité repose sur l'accès, et non sur le fait que l'employé(e) soumette ou non une réclamation dentaire, ou s'inscrive à quoi que ce soit.
Quel code inscrire dans la case 45 du T4 si j'offre un HSA?
Celui qui correspond aux personnes pouvant y faire une réclamation. Le code 2 couvre l'employé(e) seulement, le code 3 l'employé(e), le conjoint et les enfants à charge, le code 4 l'employé(e) et le conjoint, et le code 5 l'employé(e) et les enfants. La plupart des HSA s'étendent aux conjoints et aux personnes à charge, ce qui fait du code 3 la réponse la plus fréquente. Le code 1 est réservé aux employé(e)s sans aucun accès à une couverture dentaire, quelle qu'elle soit.
Puis-je configurer un HSA qui exclut le dentaire pour que mes employé(e)s conservent leur couverture RCSD?
En principe, oui, puisque l'exclusion prévue par canada.ca est rédigée en fonction des comptes qui couvrent les frais dentaires. L'exclusion doit être authentique et énoncée dans le document de régime, et elle retire la catégorie la plus réclamée, ce qui fait chuter la valeur perçue par les employé(e)s. Demandez par écrit à votre fournisseur s'il prend en charge une configuration excluant le dentaire, et confirmez la position de déclaration de la case 45 avec votre comptable avant de produire les feuillets.
Un compte de dépenses de style de vie a-t-il une incidence sur l'admissibilité au RCSD?
Un LSA finance les dépenses de gym, d'éducation, de voyage et de soins familiaux. Il s'agit d'un avantage imposable plutôt que d'un régime privé de services de santé, et il n'est pas conçu pour rembourser des soins dentaires. Lorsqu'il ne peut réellement pas payer un reçu dentaire, il ne constitue pas une couverture dentaire. Lorsqu'un portefeuille est configuré de façon assez souple pour rembourser le dentaire sous un autre nom, traitez-le comme une couverture et déclarez-le en conséquence.
Mon employé(e) n'utilise jamais le HSA pour le dentaire. Peut-il ou elle quand même demander le RCSD?
Non. Canada.ca précise clairement que vous êtes inadmissible même si vous n'avez jamais utilisé la couverture et même si vous avez choisi de ne pas y adhérer. Service Canada compare les attestations aux relevés T4 et T4A, et un membre jugé inadmissible peut être retiré du régime et sommé de rembourser au gouvernement les services déjà payés.
Dois-je quand même remplir la case 45 si je n'offre aucune couverture dentaire?
Oui, à partir de 2025. La politique administrative de Santé Canada qui rendait la case 45 optionnelle lorsque le code 1 s'appliquait ne couvrait que les années civiles 2023 et 2024. À compter de 2025, les employeurs qui remplissent des feuillets T4 déclarent le code 1 comme n'importe quel autre code, et les bureaux de paie qui produisent les feuillets en votre nom doivent obtenir cette information de votre part.
La version inconfortable de cette réponse est aussi la plus exacte : un compte de dépenses santé qui paie des soins dentaires constitue, aux yeux du gouvernement, une couverture dentaire. Cela met fin à l'admissibilité au RCSD des employé(e)s qui en bénéficiaient, et c'est vous qui devez le déclarer. Ce que cela coûte dépend entièrement du nombre de vos employé(e)s sous les 90 000 $ de revenu familial net rajusté, et de l'ampleur réelle de leur utilisation des soins dentaires. Faites d'abord ce calcul. Si vous n'avez pas encore bien saisi la structure du compte lui-même, commencez par ce qu'est un HSA et les règles de l'ARC qui l'encadrent, puis soumettez la conception du régime à votre comptable.
Sources : Régime canadien de soins dentaires - Êtes-vous admissible · RCSD - Quels sont les services couverts · RCSD - Responsabilités des employeurs et des administrateurs de régimes de pension · ARC - Feuillet T4 : renseignements pour les employeurs, case 45