HSA & Avantages sociaux Glossaire

Société qui administre un régime d'avantages sociaux au nom de l'employeur. Dans le cadre d'un HSA/PHSP, le TPA examine les réclamations selon les critères d'admissibilité de l'ARC, traite les remboursements, tient la documentation de régime requise et fournit la plateforme que les employé(e)s utilisent pour soumettre leurs réclamations. NuvioLife est un TPA. Le recours à un TPA garantit que le régime satisfait aux exigences de l'ARC et que l'obligation de l'employeur se limite à fixer le budget.

Montant en dollars qu'un employeur attribue à chaque employé(e) (ou catégorie d'employé(e)s) par année de régime pour son HSA ou un autre portefeuille d'avantages. L'employeur fixe librement le montant de l'allocation : l'ARC n'impose aucun plafond. Des niveaux d'employé(e)s différents (p. ex., temps plein par rapport à temps partiel) peuvent recevoir des allocations différentes, à condition que ces niveaux reposent sur des critères documentés et non discriminatoires.

Période de 12 mois durant laquelle les employé(e)s peuvent engager des dépenses admissibles et soumettre des réclamations sur leur allocation. L'année de régime coïncide généralement avec l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre) ou avec l'exercice financier de l'employeur. Les réclamations pour des dépenses engagées au cours de l'année de régime doivent habituellement être soumises avant la fin de celle-ci ou dans une période de grâce désignée. L'employeur peut également offrir un report des soldes inutilisés à l'année de régime suivante.

Régime privé de services de santé (PHSP) approuvé par l'ARC et financé par l'employeur, qui rembourse les employé(e)s pour les frais médicaux admissibles prévus à l'article 118.2 de l'ARC, en franchise d'impôt. L'employeur fixe une allocation annuelle, l'employé(e) soumet des reçus pour les dépenses admissibles, et l'administrateur effectue le remboursement (sans primes, sans risque mutualisé, sans assureur). Il ne s'agit pas d'un compte d'épargne enregistré : c'est un mécanisme de remboursement régi par le bulletin d'interprétation IT-339R2 de l'ARC.

Portefeuille d'avantages taxables financé par l'employeur pour les dépenses de bien-être, de conditionnement physique, de formation et de mode de vie qui ne sont pas admissibles en vertu de l'article 118.2 de l'ARC. Les dépenses courantes admissibles au LSA comprennent les abonnements à des gymnases, le matériel de fitness, les abonnements à des services de diffusion, les cours de perfectionnement personnel et les voyages. Comme les remboursements du LSA ne sont pas régis par les règles du PHSP, ils constituent un revenu d'emploi imposable et sont déclarés sur le T4. De nombreux employeurs offrent à la fois un HSA (non imposable) et un LSA (imposable) pour une couverture globale.

Portefeuille d'avantages taxables financé par l'employeur, conçu pour les dépenses personnelles liées au bien-être et à l'ergonomie qui ne sont pas admissibles aux fins médicales de l'ARC. Les catégories typiques du PSA comprennent le matériel de bureau à domicile, le mobilier ergonomique, les thérapies alternatives et les outils de perfectionnement personnel. Comme pour le LSA, les remboursements du PSA constituent un revenu imposable pour l'employé(e).

Terme utilisé par les assureurs pour désigner un compte d'avantages sociaux financé par l'employeur qui rembourse les frais médicaux admissibles selon l'ARC, soit le même produit qu'un compte de dépenses de santé (HSA) ou un régime privé de services de santé (PHSP). Des assureurs comme Sun Life, Manulife et Canada Life offrent généralement des HCSA dans le cadre d'un régime d'assurance collective plus large. Les règles de l'ARC applicables sont identiques, quelle que soit l'appellation utilisée.

Disposition de la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada qui définit les frais médicaux admissibles aux fins du crédit d'impôt pour frais médicaux. Cette même liste de dépenses admissibles régit également les coûts pouvant être remboursés par un HSA/PHSP. Les dépenses admissibles comprennent notamment les soins dentaires, la vision, les médicaments sur ordonnance, les services paramédicaux, les traitements en santé mentale et de nombreux dispositifs médicaux. Les dépenses non admissibles (abonnements à un gym, procédures esthétiques, etc.) ne peuvent pas être remboursées par un HSA.

L'entente juridique écrite qui établit le PHSP. L'ARC exige qu'un document de régime formel existe pour qu'un PHSP puisse bénéficier du traitement exonéré d'impôt. Le document précise l'année de régime, les niveaux d'allocation, les catégories de dépenses admissibles, la politique de report et les autres modalités du régime. L'administrateur tiers (comme NuvioLife) génère et conserve généralement le document de régime au nom de l'employeur.

Toute dépense figurant à l'article 118.2 de la Loi de l'impôt sur le revenu pouvant être réclamée comme frais médicaux. Cette même liste détermine ce qu'un HSA/PHSP peut rembourser. Les catégories courantes comprennent les soins dentaires, les lunettes sur ordonnance, les médicaments sur ordonnance, la physiothérapie, les soins chiropratiques, les services en santé mentale, les appareils auditifs et les améliorations de chambre d'hôpital. Le prestataire doit généralement être un professionnel agréé pour que des services comme le massage, l'acupuncture ou la psychothérapie soient admissibles.

Bulletin de l'ARC qui définit les exigences d'un régime privé de services de santé (PHSP) valide. Il établit les règles de lien de dépendance, l'obligation de disposer d'un document de régime écrit, ainsi que les critères d'admissibilité permettant aux remboursements du PHSP d'être exonérés d'impôt pour les employé(e)s et déductibles pour les employeurs. L'IT-339R2 constitue le fondement juridique de tout HSA canadien.

Aux fins du remboursement par HSA, une personne à charge admissible comprend le conjoint ou le partenaire de fait de l'employé(e), ainsi que les enfants de moins de 18 ans (ou de moins de 21 ans s'ils sont inscrits à temps plein à un établissement d'enseignement postsecondaire). D'autres personnes peuvent être admises comme personnes à charge si elles satisfont aux critères de dépendance de l'ARC. Les réclamations pour des personnes à charge admissibles sont imputées sur l'allocation personnelle de l'employé(e).

Demande de remboursement soumise par un(e) employé(e) via la plateforme d'avantages sociaux. Une réclamation valide comprend le type de dépense admissible, la date du service, le montant payé de sa poche et un reçu à l'appui. L'administrateur tiers examine la réclamation selon les critères de l'article 118.2 de l'ARC avant d'approuver le remboursement.

Terme officiel de l'ARC pour ce que les employeurs et les employé(e)s appellent couramment un compte de dépenses de santé (HSA). Un PHSP est un arrangement contractuel entre un employeur et un administrateur de régime aux termes duquel l'employeur s'engage à rembourser les employé(e)s pour les frais médicaux admissibles, en franchise d'impôt. Le cadre juridique est défini par le bulletin d'interprétation IT-339R2 de l'ARC. Tous les HSA canadiens valides sont des PHSP.

Mécanisme de base d'un HSA/PHSP : l'employé(e) paie une dépense admissible de sa poche, soumet un reçu via la plateforme de l'administrateur de régime, et reçoit le remboursement du montant approuvé à même son allocation. Sur NuvioLife, les remboursements sont traités en 48 heures par EFT ou Virement Interac et sont reçus en franchise d'impôt par l'employé(e).

Caractéristique du régime permettant aux allocations HSA inutilisées d'une année de régime d'être reportées à l'année suivante plutôt que d'être perdues. Le report est facultatif et doit être précisé dans le document de régime. Certains employeurs autorisent un report complet, d'autres plafonnent le montant pouvant être reporté, et d'autres appliquent une politique « utilisez-le ou perdez-le » où tous les fonds inutilisés reviennent à l'employeur en fin d'année.

Notion de l'ARC décrivant une transaction ou une relation entre des parties indépendantes l'une de l'autre qui agissent dans leur propre intérêt. Pour les besoins du HSA/PHSP, l'employeur et l'employé(e) doivent traiter à distance. Un propriétaire qui contrôle plus de 50 % des actions avec droit de vote d'une société n'est généralement pas sans lien de dépendance avec cette société, ce qui influe sur sa capacité à participer au régime à titre d'employeur et d'employé(e) à la fois.

Services de santé professionnels fournis par des praticiens agréés autres que les médecins et les dentistes, admissibles au remboursement en vertu de l'article 118.2 de l'ARC lorsque le prestataire est agréé dans la province où le service est rendu. Les services paramédicaux courants comprennent la physiothérapie, les soins chiropratiques, la massothérapie agréée, la médecine naturopathique, l'acupuncture, l'ergothérapie et l'orthophonie. Les exigences spécifiques en matière d'agrément varient selon la province.

Modèle de financement d'avantages sociaux collectifs dans lequel l'employeur s'autoassure et paie les réclamations réelles directement, tandis qu'un assureur ou un administrateur tiers (TPA) se charge uniquement de l'administration du régime (examen des réclamations, gestion des remboursements, tenue des dossiers). Un HSA/PHSP est par nature un modèle ASO : l'employeur finance le régime, assume le coût des réclamations et ne verse aucune prime mutualisée à un assureur.

Feuillet fiscal canadien émis chaque année par les employeurs, indiquant le revenu d'emploi total et les retenues légales d'un(e) employé(e). Les remboursements HSA/PHSP ne constituent pas un revenu d'emploi et ne sont pas déclarés sur le T4. En revanche, les remboursements du compte de dépenses de style de vie (LSA) et du compte de dépenses personnel (PSA) sont des avantages imposables et doivent figurer sur le T4.