HSA & Phúc lợi Bảng thuật ngữ

Một công ty quản trị kế hoạch phúc lợi thay mặt cho người sử dụng lao động. Đối với HSA/PHSP, bên quản trị thứ ba (TPA) xem xét các yêu cầu bồi hoàn theo tiêu chí đủ điều kiện của CRA, xử lý việc hoàn trả, duy trì tài liệu kế hoạch theo yêu cầu, và cung cấp nền tảng để nhân viên nộp yêu cầu bồi hoàn. NuvioLife là một TPA. Việc sử dụng TPA đảm bảo kế hoạch đáp ứng các yêu cầu của CRA và trách nhiệm của người sử dụng lao động chỉ dừng lại ở việc thiết lập ngân sách.

Cơ chế cốt lõi của HSA/PHSP: nhân viên thanh toán trước một chi phí đủ điều kiện, nộp hóa đơn qua nền tảng của bên quản trị kế hoạch, và được trả lại (hoàn trả) số tiền đã được phê duyệt từ hạn mức phân bổ kế hoạch của họ. Trên NuvioLife, việc hoàn trả được xử lý trong vòng 48 giờ qua EFT hoặc Interac e-Transfer và nhân viên nhận được số tiền này miễn thuế.

Một mô hình tài trợ phúc lợi nhóm trong đó người sử dụng lao động tự bảo hiểm và thanh toán trực tiếp các yêu cầu bồi hoàn thực tế, trong khi công ty bảo hiểm hoặc bên quản trị thứ ba chỉ đảm nhận việc quản trị kế hoạch (xem xét yêu cầu bồi hoàn, quản lý việc hoàn trả, lưu giữ hồ sơ). HSA/PHSP về bản chất là một mô hình ASO: người sử dụng lao động tài trợ cho kế hoạch, chịu chi phí các yêu cầu bồi hoàn và không trả phí bảo hiểm gộp cho công ty bảo hiểm.

Bất kỳ chi phí nào được liệt kê tại Mục 118.2 của CRA trong Luật Thuế Thu Nhập có thể được yêu cầu như một chi phí y tế. Cùng danh sách này chi phối những gì HSA/PHSP có thể hoàn trả. Các nhóm chi phí phổ biến bao gồm điều trị nha khoa, kính mắt theo toa, thuốc kê đơn, vật lý trị liệu, nắn chỉnh cột sống, dịch vụ sức khỏe tâm thần, máy trợ thính và nâng cấp phòng bệnh viện. Nhà cung cấp dịch vụ thường phải là người hành nghề được cấp phép đối với các dịch vụ như xoa bóp, châm cứu hoặc trị liệu tâm lý để đủ điều kiện.

Một tính năng thiết kế kế hoạch cho phép hạn mức phân bổ HSA chưa sử dụng của một năm kế hoạch được chuyển tiếp sang năm kế hoạch tiếp theo thay vì hết hạn. Việc chuyển tiếp số dư là tùy chọn và phải được quy định trong tài liệu kế hoạch. Một số người sử dụng lao động cho phép chuyển tiếp toàn bộ, một số khác giới hạn số tiền được chuyển tiếp, và một số áp dụng chính sách "không dùng sẽ mất" trong đó toàn bộ số tiền chưa sử dụng sẽ trở về với người sử dụng lao động vào cuối năm.

Các dịch vụ y tế chuyên nghiệp do người hành nghề được cấp phép cung cấp, ngoài bác sĩ và nha sĩ, đủ điều kiện được hoàn trả theo Mục 118.2 của CRA khi nhà cung cấp được cấp phép tại tỉnh bang nơi dịch vụ được thực hiện. Các dịch vụ cận y tế phổ biến bao gồm vật lý trị liệu, nắn chỉnh cột sống, xoa bóp trị liệu có đăng ký, y học tự nhiên, châm cứu, hoạt động trị liệu và trị liệu ngôn ngữ. Yêu cầu cấp phép cụ thể khác nhau tùy theo từng tỉnh bang.

Số tiền mà người sử dụng lao động phân bổ cho mỗi nhân viên (hoặc nhóm nhân viên) trong mỗi năm kế hoạch cho HSA hoặc ví phúc lợi khác của họ. Người sử dụng lao động tự do quyết định mức phân bổ, CRA không quy định mức tối đa. Các nhóm nhân viên khác nhau (ví dụ: toàn thời gian so với bán thời gian) có thể nhận mức phân bổ khác nhau, miễn là các nhóm này dựa trên tiêu chí được ghi nhận rõ ràng và không mang tính phân biệt đối xử.

Thuật ngữ chính thức của CRA cho những gì người sử dụng lao động và nhân viên thường gọi là Tài Khoản Chi Tiêu Y Tế (HSA). PHSP là một thỏa thuận hợp đồng giữa người sử dụng lao động và bên quản trị kế hoạch, theo đó người sử dụng lao động đồng ý hoàn trả cho nhân viên các chi phí y tế đủ điều kiện trên cơ sở miễn thuế. Khung pháp lý được quy định tại Thông Tư Diễn Giải IT-339R2 của CRA. Mọi HSA hợp lệ tại Canada đều là PHSP.

Một khái niệm của CRA mô tả một giao dịch hoặc mối quan hệ giữa các bên độc lập với nhau và hành động vì lợi ích riêng của mình. Đối với mục đích HSA/PHSP, người sử dụng lao động và nhân viên phải giao dịch với nhau trên cơ sở không liên kết. Một chủ sở hữu kiểm soát hơn 50% cổ phần có quyền biểu quyết của một công ty thường được xem là có liên kết với công ty đó, điều này ảnh hưởng đến khả năng họ tham gia kế hoạch với tư cách vừa là người sử dụng lao động vừa là nhân viên.

Điều khoản trong Luật Thuế Thu Nhập Canada quy định các chi phí y tế đủ điều kiện cho mục đích Tín Dụng Thuế Chi Phí Y Tế. Cùng danh sách chi phí đủ điều kiện này cũng chi phối những khoản chi nào có thể được hoàn trả qua HSA/PHSP. Các chi phí đủ điều kiện bao gồm nha khoa, thị lực, thuốc kê đơn, dịch vụ cận y tế, điều trị sức khỏe tâm thần và nhiều thiết bị y tế. Các chi phí không đủ điều kiện (hội viên phòng gym, phẫu thuật thẩm mỹ, v.v.) không thể được hoàn trả qua HSA.

Khoảng thời gian 12 tháng trong đó nhân viên có thể phát sinh các chi phí đủ điều kiện và nộp yêu cầu bồi hoàn theo hạn mức phân bổ của mình. Năm kế hoạch thường trùng với năm dương lịch (1 tháng 1 đến 31 tháng 12) hoặc năm tài chính của người sử dụng lao động. Các yêu cầu bồi hoàn cho chi phí phát sinh trong năm kế hoạch thường phải được nộp trước khi năm kế hoạch kết thúc hoặc trong một khoảng thời gian gia hạn được chỉ định. Người sử dụng lao động cũng có thể cho phép chuyển tiếp số dư chưa sử dụng sang năm kế hoạch tiếp theo.

Đối với mục đích hoàn trả HSA, người phụ thuộc đủ điều kiện bao gồm vợ/chồng hoặc bạn đời chung sống của nhân viên, và con cái dưới 18 tuổi (hoặc dưới 21 tuổi nếu đang theo học toàn thời gian bậc sau trung học). Các cá nhân khác có thể được xem là người phụ thuộc nếu đáp ứng tiêu chí phụ thuộc của CRA. Các yêu cầu bồi hoàn cho người phụ thuộc đủ điều kiện được tính vào hạn mức phân bổ kế hoạch của chính nhân viên đó.

Phiếu thuế của Canada do người sử dụng lao động phát hành hàng năm, báo cáo tổng thu nhập từ việc làm và các khoản khấu trừ theo luật định của nhân viên. Việc hoàn trả HSA/PHSP không phải là thu nhập từ việc làm và không được báo cáo trên T4. Ngược lại, việc hoàn trả từ Tài Khoản Chi Tiêu Lối Sống (LSA) và Tài Khoản Chi Tiêu Cá Nhân (PSA) là phúc lợi chịu thuế và phải xuất hiện trên T4.

Một ví phúc lợi chịu thuế do người sử dụng lao động tài trợ, được thiết kế cho các chi phí về sức khỏe cá nhân và công thái học nằm ngoài phạm vi đủ điều kiện y tế của CRA. Các nhóm chi phí PSA điển hình bao gồm thiết bị văn phòng tại nhà, nội thất công thái học, liệu pháp thay thế và công cụ phát triển cá nhân. Giống như LSA, việc hoàn trả PSA là thu nhập chịu thuế đối với nhân viên.

Một tên gọi do công ty bảo hiểm đặt cho tài khoản phúc lợi do người sử dụng lao động tài trợ, hoàn trả các chi phí y tế đủ điều kiện theo CRA, đây là cùng một sản phẩm với Tài Khoản Chi Tiêu Y Tế (HSA) hoặc Kế Hoạch Dịch Vụ Y Tế Tư Nhân (PHSP). Các công ty bảo hiểm như Sun Life, Manulife và Canada Life thường cung cấp HCSA như một thành phần trong gói bảo hiểm nhóm lớn hơn. Các quy định của CRA đối với sản phẩm này là như nhau, bất kể tên gọi được sử dụng.

Một ví phúc lợi chịu thuế do người sử dụng lao động tài trợ, dành cho các chi phí về sức khỏe, thể chất, học tập và lối sống không đủ điều kiện theo Mục 118.2 của CRA. Các chi phí LSA đủ điều kiện phổ biến bao gồm hội viên phòng gym, thiết bị thể dục, gói đăng ký xem trực tuyến, khóa học phát triển cá nhân và du lịch. Vì việc hoàn trả LSA không được điều chỉnh bởi các quy định PHSP, đây là thu nhập chịu thuế từ việc làm và được báo cáo trên T4. Nhiều người sử dụng lao động cung cấp cả HSA (miễn thuế) và LSA (chịu thuế) để mang lại phạm vi bảo hiểm toàn diện.

Một Kế Hoạch Dịch Vụ Y Tế Tư Nhân (PHSP) do người sử dụng lao động tài trợ, được CRA chấp thuận, hoàn trả cho nhân viên các chi phí y tế đủ điều kiện theo Mục 118.2 của CRA trên cơ sở miễn thuế. Người sử dụng lao động đặt hạn mức phân bổ hàng năm, nhân viên nộp hóa đơn cho các chi phí đủ điều kiện, và bên quản trị hoàn trả cho nhân viên, không có phí bảo hiểm, không có rủi ro gộp, không có công ty bảo hiểm. Đây không phải là tài khoản tiết kiệm đã đăng ký, mà là một thỏa thuận hoàn trả được điều chỉnh bởi Thông Tư Diễn Giải IT-339R2 của CRA.

Thỏa thuận pháp lý bằng văn bản thiết lập PHSP. CRA yêu cầu phải có một tài liệu kế hoạch chính thức để PHSP đủ điều kiện được xử lý miễn thuế. Tài liệu này quy định năm kế hoạch, các mức phân bổ, các nhóm chi phí đủ điều kiện, chính sách chuyển tiếp số dư và các điều khoản khác của kế hoạch. Bên quản trị thứ ba (như NuvioLife) thường tạo lập và duy trì tài liệu kế hoạch thay mặt cho người sử dụng lao động.

Thông tư của CRA quy định các yêu cầu đối với một Kế Hoạch Dịch Vụ Y Tế Tư Nhân (PHSP) hợp lệ. Thông tư này quy định các quy tắc không liên kết, yêu cầu về tài liệu kế hoạch bằng văn bản, và các tiêu chí đủ điều kiện cho phép việc hoàn trả PHSP được miễn thuế đối với nhân viên và được khấu trừ đối với người sử dụng lao động. IT-339R2 là nền tảng pháp lý của mọi HSA tại Canada.

Một yêu cầu hoàn trả do nhân viên gửi qua nền tảng phúc lợi. Một yêu cầu bồi hoàn hợp lệ bao gồm loại chi phí đủ điều kiện, ngày phát sinh dịch vụ, số tiền đã thanh toán và hóa đơn chứng từ liên quan. Bên quản trị thứ ba xem xét yêu cầu bồi hoàn theo tiêu chí tại Mục 118.2 của CRA trước khi phê duyệt việc hoàn trả.