HSA y beneficios Glosario

Empresa que administra un plan de beneficios en nombre del empleador. Para un HSA/PHSP, el TPA revisa las reclamaciones conforme a los criterios de elegibilidad de la CRA, procesa los reembolsos, mantiene la documentación del plan requerida y proporciona la plataforma que los empleados usan para presentar reclamaciones. NuvioLife es un TPA. Contar con un TPA garantiza que el plan cumpla con los requisitos de la CRA y que la obligación del empleador se limite a fijar el presupuesto.

El período de 12 meses durante el cual los empleados pueden incurrir en gastos elegibles y presentar reclamaciones contra su asignación. El año del plan comúnmente coincide con el año calendario (del 1 de enero al 31 de diciembre) o con el año fiscal del empleador. Las reclamaciones por gastos incurridos dentro del año del plan deben presentarse normalmente antes de que finalice dicho año o dentro de un período de gracia designado. El empleador también puede ofrecer la transferencia de saldos no utilizados al año del plan siguiente.

El monto en dólares que un empleador destina a cada empleado (o categoría de empleados) por año del plan para su HSA u otra billetera de beneficios. El empleador fija la asignación libremente, sin que la CRA establezca un máximo. Diferentes categorías de empleados (por ejemplo, tiempo completo frente a tiempo parcial) pueden recibir asignaciones distintas, siempre que las categorías se basen en criterios documentados y no discriminatorios.

Disposición de la Income Tax Act de Canadá que define los gastos médicos elegibles para el crédito fiscal por gastos médicos. Esta misma lista también rige qué costos pueden reembolsarse a través de un HSA/PHSP. Los gastos calificados incluyen dental, visión, medicamentos con receta, servicios paramédicos, tratamiento de salud mental y muchos dispositivos médicos. Los gastos no calificados (membresías de gimnasio, procedimientos estéticos, etc.) no pueden reembolsarse a través de un HSA.

Para efectos del reembolso por HSA, un dependiente elegible incluye al cónyuge o pareja de hecho del empleado, y a los hijos menores de 18 años (o menores de 21 si están inscritos a tiempo completo en educación postsecundaria). Otras personas pueden calificar como dependientes si cumplen los criterios de dependencia de la CRA. Las reclamaciones de dependientes elegibles se descuentan de la asignación del plan del propio empleado.

El acuerdo legal escrito que establece el PHSP. La CRA exige que exista un documento de plan formal para que un PHSP califique para el tratamiento libre de impuestos. El documento establece el año del plan, las categorías de asignación, las categorías de gastos elegibles, la política de transferencia de saldo y otros términos del plan. El administrador externo (como NuvioLife) generalmente genera y mantiene el documento del plan en nombre del empleador.

Cualquier gasto incluido en la CRA Section 118.2 de la Income Tax Act que pueda reclamarse como gasto médico. La misma lista rige lo que un HSA/PHSP puede reembolsar. Las categorías más comunes incluyen tratamiento dental, anteojos con receta, medicamentos con receta, fisioterapia, quiropráctica, servicios de salud mental, audífonos y mejoras de habitación hospitalaria. El proveedor generalmente debe ser un profesional con licencia para servicios como masaje, acupuntura o psicoterapia.

Término utilizado por aseguradoras para una cuenta de beneficios financiada por el empleador que reembolsa gastos médicos elegibles según la CRA, es decir, el mismo producto que un Health Spending Account (HSA) o un Private Health Services Plan (PHSP). Aseguradoras como Sun Life, Manulife y Canada Life suelen ofrecer las HCSA como componente dentro de un paquete de seguro colectivo más amplio. Las reglas de la CRA son idénticas independientemente del nombre que se utilice.

Un Private Health Services Plan (PHSP) aprobado por la CRA y financiado por el empleador que reembolsa a los empleados los gastos médicos elegibles conforme a la CRA Section 118.2, libre de impuestos. El empleador fija una asignación anual, el empleado presenta comprobantes de gastos calificados y el administrador procesa el reembolso, sin primas, sin riesgo colectivo ni aseguradora. No es una cuenta de ahorro registrada: es un mecanismo de reembolso regido por la CRA IT-339R2.

Concepto de la CRA que describe una transacción o relación entre partes que son independientes entre sí y actúan en su propio interés. Para los efectos del HSA/PHSP, el empleador y el empleado deben operar de manera independiente. Un propietario que controla más del 50 % de las acciones con derecho a voto de una corporación generalmente no es independiente de esa corporación, lo que afecta su capacidad de participar en el plan tanto como empleador como empleado.

Boletín de la CRA que define los requisitos para que un Private Health Services Plan (PHSP) sea válido. Establece las reglas de independencia entre las partes, el requisito de contar con un documento de plan escrito y los criterios de elegibilidad que permiten que los reembolsos del PHSP sean libres de impuestos para los empleados y deducibles para los empleadores. IT-339R2 es el fundamento legal de todo HSA canadiense.

Billetera de beneficios gravable financiada por el empleador para gastos de bienestar, actividad física, aprendizaje y estilo de vida que no califican conforme a la CRA Section 118.2. Los gastos elegibles comunes para un LSA incluyen membresías de gimnasio, equipos de ejercicio, suscripciones de streaming, cursos de desarrollo personal y viajes. Dado que los reembolsos del LSA no están regidos por las reglas del PHSP, son ingresos laborales gravables y se reportan en el T4. Muchos empleadores ofrecen tanto un HSA (libre de impuestos) como un LSA (gravable) para brindar cobertura integral.

Billetera de beneficios gravable financiada por el empleador, diseñada para gastos personales de bienestar y ergonomía que quedan fuera de la elegibilidad médica de la CRA. Las categorías típicas de un PSA incluyen equipos para oficina en casa, mobiliario ergonómico, terapias alternativas y herramientas de desarrollo personal. Al igual que un LSA, los reembolsos del PSA son ingresos gravables para el empleado.

Término oficial de la CRA para lo que empleadores y empleados comúnmente denominan Health Spending Account (HSA). Un PHSP es un acuerdo contractual entre un empleador y un administrador del plan en virtud del cual el empleador se compromete a reembolsar a los empleados los gastos médicos elegibles libre de impuestos. El marco legal está definido por el Interpretation Bulletin IT-339R2 de la CRA. Todos los HSA canadienses válidos son PHSP.

Solicitud de reembolso presentada por un empleado a través de la plataforma de beneficios. Una reclamación válida incluye el tipo de gasto elegible, la fecha del servicio, el monto pagado de su propio bolsillo y un comprobante de respaldo. El administrador externo revisa la reclamación conforme a los criterios de la CRA Section 118.2 antes de aprobar el reembolso.

El mecanismo principal de un HSA/PHSP: el empleado paga un gasto elegible de su propio bolsillo, presenta un comprobante a través de la plataforma del administrador del plan y recibe el monto aprobado de su asignación. En NuvioLife, los reembolsos se procesan en 48 horas mediante EFT o Interac e-Transfer y el empleado los recibe libre de impuestos.

Servicios de salud profesionales prestados por profesionales con licencia fuera del ámbito de médicos y dentistas, elegibles para reembolso conforme a la CRA Section 118.2 cuando el proveedor tiene licencia en la provincia donde se presta el servicio. Los servicios paramédicos comunes incluyen fisioterapia, quiropráctica, masaje terapéutico registrado, medicina naturopática, acupuntura, terapia ocupacional y fonoaudiología. Los requisitos específicos de licencia varían según la provincia.

Modelo de financiamiento de beneficios grupales en el que el empleador se autoasegura y paga las reclamaciones directamente, mientras que una aseguradora o un administrador externo solo gestiona la administración del plan (revisión de reclamaciones, gestión de reembolsos, mantenimiento de documentación). Un HSA/PHSP es inherentemente un modelo ASO: el empleador financia el plan, asume el costo de las reclamaciones y no paga primas colectivas a ninguna aseguradora.

El comprobante fiscal canadiense emitido anualmente por los empleadores que reporta el ingreso laboral total del empleado y las deducciones estatutarias. Los reembolsos del HSA/PHSP no son ingresos laborales y no se reportan en el T4. En cambio, los reembolsos de un Lifestyle Spending Account (LSA) y un Personal Spending Account (PSA) son beneficios gravables y deben aparecer en el T4.

Función de diseño del plan por la que la asignación del HSA no utilizada de un año del plan se traslada al año del plan siguiente en lugar de cancelarse. La transferencia es opcional y debe especificarse en el documento del plan. Algunos empleadores permiten una transferencia total, otros limitan el monto que puede transferirse y otros aplican una política de «úsalo o piérdelo», en la que todos los fondos no utilizados regresan al empleador al final del año.